Statuts et Règlement Intérieur

Les statuts et le Règlement Intérieur de l’Association vous sont proposés en lecture dans leur intégralité. Il faut noter que depuis l’édition des statuts et du Reglement Intérieur, l’Assemblée Générale a décidé
– de changer le siège de l’Association pour le déplacer à Billère.
– de changer les horaires des réunion (voir les horaires sur la page d’accueil).
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Statuts

Les présents statuts n’entraînent pas création d’un être moral nouveau. Ils sont la refonte des statuts de l’association régie par la loi du 1er juillet 1901 dite “ Groupe Philatélique Béarnais ”, publiés au Journal Officiel du 26 septembre 1926, enregistrés à la préfecture de Pau sous le n° 170, récépissé du 10 septembre 1926, n° de recueil 12 9 26. Les présents statuts, adoptés par l’assemblée générale extraordinaire du 31 octobre 1999, suivant procès-verbal dressé par le secrétaire et signé par le président, sont immédiatement applicables.

Article 1 – DENOMINATION
Il est formé, entre les personnes qui adhèrent aux présents statuts, une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination “ Groupe Philatélique Béarnais ”.

Article 2 – BUT
L’association a pour but de favoriser et de développer le goût et l’étude de la philatélie, la cartophilie, la numismatique,… et tout ce qui s’y rattache en
– regroupant les collectionneurs,
– facilitant les échanges entre ses membres,
– organisant toutes manifestations nécessaires à cet objectif,
– aidant les débutants,
– mettant toutes publications et tous matériels à la disposition de ses membres.

Article 3 – SIEGE SOCIAL
Le siège social est fixé à Pau. Le conseil d’administration a le choix de l’immeuble où il est établi et peut le transférer, dans la même ville, sur simple décision.

Article 4 – DUREE
La durée de l’association est illimitée.

Article 5 – SECTIONS
Des sections locales, relevant directement de l’association, peuvent être créées dans les centres où le nombre des adhérents est jugé suffisant par le conseil d’administration. Leurs règles de fonctionnement sont déterminées par le règlement intérieur.

Article 6 – COMPOSITION
L’association se compose de membres actifs, de membres honoraires et de membres bienfaiteurs. Les membres actifs ou adhérents sont ceux qui ont pris l’engagement de verser la cotisation annuelle, dont le montant, proposé par le conseil d’administration, est fixé chaque année par l’assemblée générale.
Les membres d’honneur sont nommés par le conseil d’administration parmi ceux qui rendent ou ont rendu des services exceptionnels à l’association. Ils participent à l’assemblée générale à titre consultatif sans pouvoir prendre part aux votes, sauf s’ils ont acquitté la cotisation de membre actif. Les membres bienfaiteurs sont ceux qui acquittent une cotisation annuelle égale à cinq fois au moins celle de membre actif.

Article 7 – ADMISSION
Pour faire partie de l’association, il faut être majeur (ou fournir une autorisation du représentant légal), être agréé par le conseil d’administration qui statue lors de chacune de ses réunions, sans avoir à expliquer sa décision, sur les demandes d’admissions présentées sur un bulletin d’adhésion signé par le demandeur.

Article 8 – RADIATION
La qualité de membre de l’association se perd par
– la démission,
– le décès,
– la radiation prononcée par le conseil d’administration pour
* non paiement de la cotisation,
* motif grave, l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir
des explications.

Article 9 – RESSOURCES
Les ressources de l’association se composent
– des cotisations versées par ses membres,
– des subventions qui pourraient lui être versées par l’Etat et les autres collectivités publiques,
– des revenus de ses biens,
– des sommes perçues en contrepartie des prestations fournies,
– de toutes autres ressources autorisées par la législation et les textes réglementaires.
Le fonds de réserve comprend les capitaux provenant des économies réalisées sur les budgets annuels.

Article 11 – CONSEIL D’ADMINISTRATION
L’association est administrée par un conseil d’administration composé de douze membres élus au scrutin secret, pour trois ans, par l’assemblée générale, parmi les membres actifs.
Nul ne peut faire partie du conseil d’administration s’il n’est pas majeur.
Le renouvellement du conseil d’administration a lieu par tiers chaque année. Le scrutin est réservé aux seuls adhérents à jour de leurs obligations. L’élection a lieu, à bulletin secret, à la majorité des adhérents présents ou représentés, le nombre de pouvoirs étant limité à 5 par personne ; il est alors attribué autant de bulletins de vote que de pouvoirs détenus. Si, pour un scrutin, la majorité absolue n’est pas obtenue au premier tour, la majorité relative suffit au second. Les membres sortants sont rééligibles.
En cas de vacance, le conseil d’administration pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Leur remplacement définitif intervient lors d’un vote à la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 12 – BUREAU
Le conseil d’administration élit parmi ses membres un bureau composé de : – un président,
– un ou deux vice-présidents,
– un secrétaire et, s’il y a lieu, un secrétaire adjoint, – un trésorier et, s’il y a lieu, un trésorier adjoint.

Article 10 – EXERCICE SOCIAL
L’exercice social débute le 1er septembre de chaque année pour se terminer le 31 août de l’année suivante. Ces dates peuvent être modifiées par décision de l’assemblée générale extraordinaire.

Article 13 – REUNIONS DU CONSEIL
Le conseil d’administration se réunit au moins trois fois par an et chaque fois qu’il est convoqué par le président ou sur demande du quart de ses membres.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ; en cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.
Tout membre du conseil d’administration qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être déclaré démissionnaire.

Article 14 – POUVOIRS DU CONSEIL
Le conseil d’administration est investi, pour administrer l’association, des pouvoirs les plus étendus non réservés à l’assemblée générale. Il peut, entre autres :
– engager toute opération mobilière ou immobilière conforme à la loi et à l’intérêt de l’association,
– mener toute action devant quelque juridiction que ce soit,
– faire à l’un ou à l’autre de ses membres toute délégation de ses pouvoirs pour une gestion déterminée et un temps limité.

Article 15 – ROLE DES MEMBRES DU BUREAU
Le président convoque les assemblées générales et les réunions du conseil d’administration. Il représente l’association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. En cas d’absence ou de maladie, il est remplacé par un vice-président et, en cas d’empêchement, par un autre administrateur délégué à cet effet par le conseil d’administration.
Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives. Il rédige les procès-verbaux des délibérations, tient à jour le registre prévu par la loi et assure l’exécution des formalités prescrites.
Le trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’association. Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte au conseil d’administration, puis à l’assemblée générale annuelle qui statue sur la gestion. Il prépare le budget qui, présenté par le président à l’adoption du conseil d’administration, est ensuite soumis à l’approbation de l’assemblée générale annuelle.

Article 16 – AUTRES FONCTIONS
Le conseil d’administration peut déléguer à ses membres ou à des membres de l’association des fonctions telles que : responsable des circulations, des nouveautés, bibliothécaire, etc.
Le cumul des fonctions est admis.
Les modalités de fonctionnement des services créés au sein de l’association sont définies par le règlement intérieur.

Article 17 – GRATUITE DU MANDAT
Les membres de l’association ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont confiées. Toutefois, les frais et débours occasionnés par l’accomplissement de leur mandat peuvent leur être remboursés sur état certifié, accompagné des justificatifs nécessaires.

Article 18 – ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE
L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres majeurs de l’association, à quelque titre qu’ils y soient affiliés et à jour de leurs obligations.
Elle se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu’elle est convoquée par le président sur décision du conseil d’administration ou sur la demande écrite formulée par le quart au moins de ses membres. L’ordre du jour, établi par le conseil d’administration, est adressé aux adhérents au moins quinze jours avant la date fixée pour cette assemblée générale, par convocation individuelle et par insertion dans la presse locale publiée dans les mêmes délais. Chaque membre a droit de se faire représenter par un autre membre en produisant à cet effet un pouvoir.
Le bureau de l’assemblée générale est celui du conseil d’administration. Le président de l’assemblée générale peut être choisi parmi les autres membres de l’association.
L’assemblée générale ordinaire
– entend les rapports sur
* la situation morale,
* la situation financière,
* le fonctionnement des différents services de l’association ;
– peut nommer, parmi les candidats éventuels non membres du conseil d’administration, un ou deux vérificateurs des comptes
et les charger de faire un rapport sur leur tenue,
– approuve les comptes de l’exercice écoulé, – vote le budget de l’exercice suivant,
– pourvoit, s’il y a lieu
* au renouvellement des membres du conseil d’administration,
* au remplacement des vérificateurs des comptes.
Toutes les décisions de l’assemblée générale ordinaire, autres que l’élection des membres du conseil d’administration, sont prises à main levée et à la majorité des membres présents ou représentés. Le scrutin secret est “ de droit ” s’il est demandé par un seul membre présent.
L’assemblée générale ordinaire délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

Article 19 – ASSEMBLEE GENERALE EXTRAORDINAIRE
Une assemblée générale extraordinaire doit répondre à un événement exceptionnel pour lequel elle est spécialement convoquée : proposition de modification des statuts, projet de dissolution, etc. L’assemblée générale extraordinaire n’est régulièrement constituée et ne délibère valablement que si elle est composée d’un nombre de membres présents ou représentés égal au moins à la moitié de celui des sociétaires inscrits. Si cette condition n’est pas remplie, une deuxième assemblée générale extraordinaire est convoquée après un délai de quinze jours minimum et peut valablement délibérer quel que soit le nombre des présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 20 – REGLEMENT INTERIEUR
Un règlement intérieur est établi par le conseil d’administration qui le fait approuver par l’assemblée générale. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Article 21 – DISSOLUTION
En cas de dissolution de l’association prononcée par les deux tiers au moins des membres présents ou représentés à l’assemblée générale extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu à une association de même nature.

Article 22 – FORMALITES
Le président, au nom du conseil d’administration, est chargé de remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation en vigueur. Tous pouvoirs sont donnés au porteur des présents statuts à l’effet d’effectuer ces formalités.

Fait à Pau le 31 octobre 1999

Règlement Intérieur

Le présent règlement intérieur a pour objet de régler les relations internes des membres de l’Association. L’adhésion aux statuts entraîne l’adhésion au présent règlement.

A – Circulation carnets à choix

Article 1 Tout sociétaire désirant faire circuler des timbres ou autres documents philatéliques doit s’adresser au responsable des circulations. Ce dernier doit délivrer, sur demande du sociétaire, un reçu de dépôt du ou des carnets de circulation. Les carnets doivent être remis au plus tard le 31 décembre, sauf accord du responsable.

Article 2 Les timbres et documents philatéliques remis au responsable des circulations sont contenus dans un carnet dit “ carnet à choix ” d’un modèle établi ou agréé par l’association.
Les renseignements suivants doivent être mentionnés
– par carnet
* le numéro d’inscription du sociétaire à l’association, * le pays d’origine des timbres,
* le catalogue de référence (nom et année d’édition) ;
– par timbre ou document
* le numéro de référence du catalogue,
* l’état (neuf, oblitéré, etc.) en utilisant les signes conventionnels, * la cote,
* le prix demandé. Autant que possible, les timbres et documents doivent être présentés par ordre alphabétique de pays et dans l’ordre chronologique.
Les timbres et documents de valeur sont remplacés par une photocopie fournie par l’auteur du carnet et sont remis au responsable. La valeur des timbres contenus dans un seul carnet ne peut excéder 5 000 francs, soit 758 euros.

Les timbres faux ou truqués sont rigoureusement interdits. Les “ douteux ” et les “ 2èmechoix ” doivent porter l’une des mentions “ non garanti ”, “ réparé ” ou “ 2èmechoix ” indiquée par l’auteur du carnet, de manière à ce que l’acquéreur puisse faire son choix en toute connaissance de cause et sans risque d’être trompé.
En aucun cas le responsable et, par conséquent l’association, ne peuvent être mis en cause pour la qualité et l’authenticité des timbres présentés qui relèvent de la seule responsabilité de l’auteur des carnets.
L’auteur d’un carnet à choix dans lequel un sondage de contrôle aura révélé que la qualité des timbres présentés est inférieure à celle annoncée, ne peut prétendre à être indemnisé d’une éventuelle substitution.

Article 3 Tout sociétaire désirant recevoir des circulations doit se faire inscrire auprès du responsable du service.

Article 4 Le responsable des circulations assure et organise la bonne marche du service. Il établit les “ feuilles de route ” et veille à ce que les rotations se fassent normalement.

Article 5 L’ordre établi sur la feuille de route doit être respecté, sauf cas de force majeure ou d’absence des consultants. Une circulation ne peut être conservée plus de trois jours par un consultant.

Article 6 Tout détenteur d’une circulation est personnellement responsable du dépôt qui lui a été confié et doit prendre toutes dispositions pour en éviter la perte, la destruction ou le vol.
Lors de la transmission de ce dépôt, il doit réclamer à son suivant le bulletin de décharge prévu à cet effet, sa responsabilité se trouvant dégagée du fait de la possession de cette pièce. Il est tenu également de transmettre sans délai au responsable du service la partie détachable revenant à ce dernier et éventuellement le règlement des prélèvements effectués.

Article 7 Tout consultant prélevant une pièce dans un carnet à choix doit porter dans la case ainsi libérée son numéro de sociétaire et, éventuellement, les initiales de l’association par l’intermédiaire de laquelle il a reçu la circulation. Pour ces inscriptions, il y a lieu d’éviter l’emploi de l’encre rouge, cette couleur étant, à fin de commodité, réservée au contrôle.

Article 8 Toute substitution de timbre ou de document est rigoureusement interdite et considérée comme un vol.

Article 9 Le sociétaire constatant une case vide et sans inscription doit se mettre immédiatement en rapport avec celui qui lui a remis la circulation afin de s’assurer qu’il ne s’agit pas d’une omission. Dans la négative, il est tenu de signaler cette absence au responsable des circulations par une inscription au dos de la feuille de route.

Article 10 Courant juillet, le responsable des circulations remet ses carnets et la somme lui revenant à chaque auteur de carnets qui dispose de quinze jours maximum, après cette remise, pour faire part de ses éventuelles réclamations.
Les sommes dues aux auteurs de carnets représentent le total des prélèvements constatés, déduction faite des retenues suivantes
– 10 % sur le montant des prélèvements effectués, perçus au profit de l’association.
– 1 % sur la valeur des carnets pour constitution d’un fond d’assurance.

Article 11 Une commission d’arbitrage est chargée de résoudre tout litige survenant à propos des circulations. Les membres de cette commission sont nommés par le conseil d’administration.
Les décisions prises par la commission sont sans appel.

Article 12 Les dispositions des articles 1 à 4 et 6 à 11 s’appliquent également aux échanges de carnets à choix auxquels le Groupe Philatélique Béarnais est susceptible de procéder avec d’autres associations philatéliques.

Article 13 Pour les sections locales, il est nommé un coordinateur chargé de faire appliquer les présentes dispositions.

B – Service des nouveautés

Article 14 Le service assure aux adhérents qui en font la demande, sur un formulaire établi par l’association, la fourniture des nouveautés des pays dont la liste est arrêtée chaque année par le conseil d’administration.
Selon l’importance de ses réservations (nombre d’exemplaires et valeur moyenne des faciales), il est demandé au sociétaire un cautionnement destiné à financer l’achat des nouveautés.
Les retraits doivent être effectués au plus tard deux mois après la parution des nouveautés. Passé ce délai, le responsable peut en disposer et les céder à d’autres membres de l’association.
Dès la remise des timbres réservés, le sociétaire doit en acquitter le montant. Une contribution de 5,5% de la valeur faciale des timbres est acquittée en sus pour couvrir les frais de fonctionnement. Dans le cas de non-retrait comme dans le cas de non-paiement, le cautionnement reste acquis à l’association, sans toutefois arrêter l’action en poursuite de paiement qui pourrait être intentée contre le sociétaire défaillant.

C – Service de la Bibliothèque

Article 15 L’association met à la disposition de ses membres tous ouvrages et toute documentation dont elle est propriétaire. Un inventaire des ouvrages est dressé par le bibliothécaire.
Il établit un tour de rôle de sortie des ouvrages, dans l’ordre des demandes. Il se fait délivrer une décharge des ouvrages remis et en surveille le retour.
Un cautionnement peut être demandé à l’emprunteur en garantie de l’ouvrage remis.
La durée du prêt ne peut excéder quinze jours. Dans le cas de retard abusif, un avertissement écrit sera adressé à l’intéressé.
En cas de perte ou de détérioration, l’emprunteur est tenu d’acquitter le prix de rachat ou de pourvoir au remplacement de l’ouvrage.
Chaque année, le conseil d’administration décide des achats et abonnements de tous livres et revues qu’il juge nécessaires.
Sur demande du bibliothécaire, le conseil d’administration prononce la réforme des livres et des revues jugés en mauvais état.

D – Matériel

Article 16 Le responsable est chargé de l’entretien et de la bonne tenue du matériel de l’association.
Il est chargé du transport aux fins d’exposition pour l’association ou pour tout autre exposant qui aurait l’autorisation de prêt du conseil d’administration.
A chaque sortie, il inventorie le matériel prêté, puis contrôle et fait signer par l’emprunteur, au départ et au retour, cet inventaire dans lequel la visserie n’est pas comptée.

E – Tombola

Article 17 Chaque année, le conseil d’administration détermine, dans la mesure des possibilités de la trésorerie, une somme destinée à permettre l’achat de lots en nature pour une tombola de fin d’exercice. Le conseil d’administration désigne un de ses membres pour le choix des lots et l’organisation de la tombola.

Article 18 La tombola est ouverte à tous les membres de l’association à jour de leur cotisation pour l’année philatélique écoulée et présents ou représentés à l’assemblée générale.

F – Sections Locales

Article 19 Les sections locales relèvent directement du conseil d’administration et, avec son accord, peuvent jouir dans leurs activités (lieu et jours de rencontre, etc.) d’une autonomie de fonctionnement. Toutefois, les relations avec les organismes officiels (Fédération, Préfecture, Mairie, Poste, etc.) incombent essentiellement au conseil d’administration.

Article 20 Dans chaque section locale, un responsable est élu chaque année par les sociétaires du lieu concerné, après le renouvellement du conseil d’administration. En liaison permanente avec celui-ci, il assume la bonne marche de la section, en particulier pour les différents services offerts. Il peut être invité aux réunions du conseil d’administration, mais seulement pour les questions concernant la section.

G – Dispositions diverses

Article 21 Les réunions de l’association se tiennent régulièrement
– pour l’ensemble des sociétaires, le 1eret le 3èmedimanche du mois, de 10h à 12h,
– pour les échanges philatéliques, les cartophiles et les numismates, le 4èmesamedi du mois, de 14h à 17h,
– pour le groupe “ jeunes ”, le 3ème samedi du mois, de 14 h 30 à 17 h.

Article 22 L’association n’est en aucun cas responsable des pertes, vols ou disparitions éventuels de matériel philatélique apporté par les sociétaires au cours des réunions.